Документы для таможенного оформления импортных грузов

Статья обновлена 2 апреля 2024 года.

Чтобы разобраться в том, какие документы понадобятся для таможенного оформления, пройдемся по этапам взаимодействия заказчика и производителя. Расскажем, на каком этапе и как оформлять документы, чтобы груз прошел таможенный контроль.

До отгрузки товара: утверждение этикетки и сертификация

На этапе подписания контракта с иностранным поставщиком важно обговорить форму упаковки, информацию на этикетке и вложенной инструкции на товар. Так, если товар нужно будет маркировать и регистрировать в системе «Честный знак», то это потребует проработки вопроса заранее. Производителю придется закупить специальное оборудование для печати кода идентификации и встроить в производственный процесс иностранного завода нанесение маркировки.

С данными о товаре и этикеткой обратитесь к таможенному представителю. Специалисты компании оценят финальные макеты. Проверят информацию, которая нанесена на этикетку, на соответствие требованиям таможенного контроля. Если нужно будет внести данные, то сделать это на подготовительном этапе будет проще. 

Уточните, нужно ли оформлять обязательную сертификацию товара и разрешительные документы. Например, на товар требуется сертификация в соответствии с техническим регламентом. Некоторые сертификаты делают больше месяца. Поэтому удобнее сначала ввезти образцы для тестирования. Для этого, оформляете договор с органом сертификации и письмо с указанным количеством образцов. Таможенный представитель организует перевозку и корректную растаможку образцов. 

Контракт

Контракт подписывается для подтверждения договоренностей участников по условиям поставки и оплаты товара. Составить документ нужно на двух языках: русском и языке иностранного партнера. Русский язык нужен для валютного и таможенного контроля. Важно указать в контракте:

• характеристики товара;
• условия оплаты;
• условия поставки по Инкотермс — порядок перехода прав собственности.

Чтобы оформление товара было корректным, предоставляйте таможенному представителю контракт, все дополнительные соглашения к нему и спецификации.

Интеллектуальная собственность

Для таможенного инспектора подготовьтесь ответить, есть ли у вас право на использование товарного знака. Для этого предоставьте лицензионный договор и платежные документы. Оплата за использование товарного знака должна быть включена в таможенную стоимость. 

Если за использование товарного знака платить не требуется, то достаточно письма от правообладателя.

Не все товарные знаки охраняются государством. Если товарный знак зарегистрирован в специальных реестрах, то право на его использование придется подтвердить.

🌟 Как проверить, что товарный знак охраняется государством, — статья в блоге. 

Добровольная сертификация

Если в контракте прописано, что поставщик обязан предоставлять сертификаты и другие подтверждающие качество товара документы, то их нужно подготовить для таможни. 

Постановка контракта на учет в банке

Импортер по валютному законодательству обязан зарегистрировать контракт в банке, если сумма сделки больше 3 млн. рублей.

До марта 2018 года банки присваивали номер паспорта сделки. Сейчас регистрируют уникальный номер контракта — УНК. Важно, чтобы банк правильно прописал реквизиты сделки. Банковский документ с УНК нужен для таможенной декларации. 

Инвойс и упаковочный лист

После размещения заказа импортер получает подтверждение у фабрики и составляет проформу-инвойс. Этот предварительный счет для оплаты. В нем указывается: наименование товара, артикулы и модели, условия поставки и оплаты, стоимость и количество товара, данные о контрагентах. 

Как только заказ готов к отгрузке, фабрика упаковывает товар в коробки и паллеты. Затем фабрика или транспортный агент взвешивает и пересчитывает товар. Полученные данные могут отличаться от проформы-инвойс. Поэтому поставщик формирует в соответствии с фактическими данными упаковочный лист. В документе важно описать количество и наименование товара, количество упаковки, вес брутто и нетто. В упаковочном листе нужно указать рекламные буклеты и каталоги, которые бесплатно входят в поставку.  

Отправляйте упаковочный лист транспортной компании для расчета стоимости доставки. Проверьте корректность данных, суммируется ли вес итоговый и по артикулам. Пополняйте данными в процессе отгрузки товара для полного отражения информации при таможенном контроле.    

Как только транспортная компания забирает товар, она размещает его в контейнере или машине. Появляются данные о грузовых единицах. Тогда просите поставщика составить коммерческий инвойс. Это подтвердит факт отгрузки для таможни и налоговой службы.    

Инвойс заполняется в соответствии с фактическими данными отгрузки. По форме он не отличается от проформы-инвойс. Важно проверить реквизиты контракта, количество и стоимость каждого артикула товара, итоговую стоимость, поставить подпись и штамп продавца. 

🌟 Заполнение инвойса и распространенные ошибки в документе, которые задерживают выпуск груза на границе, — статья в блоге. 

Инвойс и упаковочный лист — важные документы для расчета таможенных платежей. Поэтому проверьте, чтобы в каждой строчке при умножении количества на стоимость и количества на вес итоговая цифра была верна. Чтобы суммирование по весу, стоимости и артикулам были корректными. Иногда при переправке таблиц сбиваются цифры или данные вбиваются как текст, отсюда много ошибок. Лучше выявить ошибку до подачи декларации.

Транспортные документы

Список необходимых документов варьируется в зависимости от условий контракта и типа перевозки. Если вы заказываете услуги в компании, которая организует перевозку и таможенное оформление груза, то весь поток транспортных документов она возьмет на себя.

Транспортные документы выполняют две функции при таможенном контроле. Первая — подтвердить достоверность данных, которые указаны в контракте, инвойсе и упаковочном листе. Вторая — включить транспортные расходы до границы в таможенную стоимость.

Договор на перевозку

Если по условиям контракта импортер оплачивает доставку по территории иностранных государств, то для таможенного контроля потребуется подтвердить эти расходы. Распространяется на условия поставки ExW, FCA, FAS, FOB Инкотермс 2010. Для оформлении декларации нужен договор и счет от транспортной компании.

Если в одной партии везут товары из разных контрактов, то необходимо составить письмо о разбивке транспортного счета. Другими словами, распределить стоимость перевозки по разным партиям для корректного подсчета таможенной стоимости товара. 

Автоперевозка, жд и авиаперевозка

Расходы и информацию о грузе подтверждает международная транспортная накладная. Документ содержит информацию о месте отправления и прибытия, составе и описании груза, типе и количестве упаковки, весе брутто, номере транспортного средства.

Автомобильные перевозки: товарно-транспортная накладная — CMR. При наличии TIR.

Железнодорожные перевозки: SMGS / СМГС накладная — для перевозок из Азии и СНГ и COTIF / КОТИФ накладная — для грузов из Европы.

Авиаперевозки: Air Waybill / международная авианакладная.

Морские перевозки

При перевозке груза морем перевозчики оформляют коносамент. Документ обязывает транспортную компанию передать товар от грузоотправителя к получателю.

Чтобы покупатель получил груз, ему нужно предъявить в порту оригинал коносамента. Для этого фабрика отправляет после отгрузки товара оригинал коносамента по экспресс-почте. Если груз прибудет раньше, чем оригиналы коносамента, импортер не сможет получить груз. 

Чтобы быстрее подтверждать право получателя на груз, ввели телекс-релиз коносамента. В этом случае фабрика сдает оригинал коносамента в офис морской линии с данными о получателе. Порт загрузки отправляет данные в порт отгрузки. Это происходит как по телеграфу, отсюда и название. Получателю не требуется предоставлять оригинал коносамента в порту прибытия. Телекс-релиз — платная услуга. 

Для таможенного оформления к декларации прикрепляют копию коносамента с отметками линии о прибытии. Если груз перевозили из Шанхая в Санкт-Петербург потребуется океанский и фидерный коносамент. Потому что контейнер перегружают в европейских портах на другое судно.

После разгрузки порт размещает контейнер на площадку для хранения и регистрирует данные коносамента груза. Регистрация может быть оформлена в виде документа учета. Так делают в портах Санкт-Петербурга. Подавать декларацию лучше после регистрации груза.

🌟 Примеры коносамента от разных морских линий, расшифровка граф и сокращений — посмотреть в статье блога.

Договор страхования

Если импортер страхует груз от рисков, которые могут возникнуть в процессе международной перевозки, то счет и договор о страховании потребуются для таможенного оформления. Расходы на страховку необходимо включить в таможенную стоимость. 

Когда груз транспортируется без страховки. Импортер пишет пояснительное письмо для таможенной службы, в котором подтверждает отсутствие расходов на страховку.

Подтверждение классификации товара

От кода ТН ВЭД зависит размер таможенной пошлины. Чтобы подтвердить правильность выбранного кода, нужны документы, которые подтвердят состав, внешний вид, сферу применения и предназначение товара. Такая информация содержится в инструкции по эксплуатации, техническом описании, паспорте на изделие или паспорте безопасности, либо в каталоге товаров. Можно составить письмо с полным описанием товара.

Импортер может классифицировать товар самостоятельно или доверить это таможенному представителю. Есть также платная услуга от таможенных органов, когда импортер получает предварительное решение о классификации товара. Этот документ прикрепляется к таможенной декларации.

Подтверждение страны происхождения

Стандартным документом подтверждения страны происхождения товара является декларация происхождения. Это заявление о происхождении товара, сделанное изготовителем, продавцом или отправителем. Либо коммерческий документ, который содержит сведения о происхождении товара. Например, инвойс, пакинг и транспортные документы.

Большинство импортных поставок проходит контроль со стандартным пакетом документов. Когда инвойс и другие коммерческие документы подтверждают происхождение товаров. Но есть случаи, когда нужно предоставить сертификат происхождения.

Сертификат о происхождении товара — документ строгой формы, который подтверждает страну-изготовителя и выдается специальным ведомством или организацией страны происхождения товара. В некоторых случаях — страны вывоза товара. 

Сертификат происхождения потребуется, если:

1. Инспектор обнаружит признаки недостоверной информации в декларации о происхождении.

2. В поставке есть «аналогичные товары», на которые есть ограничения и повышенная таможенная пошлина. Например, подшипники и шины грузовые с антидемпинговой пошлиной. Чистящие средства, вино с повышенной пошлиной из ответных мер к «недружественным странам». Станки, погрузчики, катки, бульдозеры из ответных мер к США. Чтобы уплатить стандартную ставку пошлину вместо повышенной, нужно предоставить сертификат о происхождении общей формы.

Однако, если вы уплачиваете повышенную ставку пошлины, то коммерческих документов достаточно для подтверждения происхождения. Если товары из США и входят в постановление № 788, то сертификат происхождения оформлять не нужно.

3. Импортируют товары с тарифной преференцией из развивающихся и наименее развитых стран. В списке Египет, Алжир, Иран, Монголия, Шри-Ланка, Бангладеш, Камбоджа и другие. Для получения сниженной ставки пошлины потребуют оригинал сертификата формы «А».

4. Импортируют товары из стран, с которыми ЕАЭС создал зону свободной торговли. Для вьетнамских товаров — сертификат формы «EAV», для сербских — сертификат формы «СТ-2».

Примеры сертификатов происхождения, как их получать и из-за каких ошибок в документе таможня признает их недействительными, а также почему с февраля 2024 года таможня тщательней проверяет происхождение товаров — разобрали в отдельной статье →

Подтверждение таможенной стоимости товара

Таможенная стоимость — база для расчета таможенных платежей. Поэтому подтверждение таможенной стоимости контролируется таможней тщательно. 

🌟 Как рассчитывать таможенную стоимость, мы писали в отдельном материале.

Основной способ определения таможенной стоимости учитывает все затраты импортера, которые он понес до пересечения границы. Это стоимость товара, транспортировки, страхования и плата за использование объектов интеллектуальной собственности.

Базовый набор документов для подтверждения таможенной стоимости:

• контракт с поставщиком;
• спецификация к контракту при наличии;
• договор на использование объектов интеллектуальной собственности при наличии;
• инвойс;
• упаковочный лист;
• постановка контракта на учет в банке;
• пояснения по условиям страхования;
• данные о затратах на транспортировку груза.

Таможенный инспектор может запросить дополнительные документы для подтверждения таможенной стоимости. Такие документы можно сразу прикладывать к декларации или подготовить на случай запроса:

• прайс-лист продавца;
• экспортная декларация;
• документы, которые подтверждают факт ввоза товара по данному контракту ранее:
  • прошлая таможенная декларация;
  • бухгалтерские документы, которые подтверждают оприходование товара и их реализацию;
  • банковские документы по оплате предыдущих поставок;
• документы об оплате поставщику за товар;
• котировки мировых бирж для ряда товаров;
• стоимость товара того же вида и идентичных товаров на внутреннем рынке;
• ценовые предложения того же вида и идентичных товаров на внешнем рынке.

🌟 Как рассчитать ввозную таможенную пошлину — статья в блоге. 

Разрешительные документы

В отличие от вышеперечисленных документов разрешительные документы не нужны для расчета таможенных платежей. Но без них таможенный контроль не пройти.

Разрешительные документы нужны для подтверждения безопасности ввозимой продукции. Безопасности для людей, растений, животных и самого государства.  

Так, импортеру игрушек придется заранее протестировать товар на отсутствие опасных химических веществ и элементов, которые могут принести вред ребенку. Разрешительным документом будет сертификат соответствия. При ввозе ноутбуков попросят нотификацию о технических и криптографических характеристиках, которую выдает ФСБ. А при импорте срезанных цветов для букета — карантинный сертификат. Документ подтвердит отсутствие вредных организмов, которые могут быть опасны для растений на территории России. 

Основные разрешительные документы, которые требуют от импортеров:

• сертификат соответствия
• декларация соответствия
• свидетельство о государственной регистрации — СГР
• ветеринарный и карантинный сертификат
• нотификация о технических и криптографических характеристиках

Единого реестра разрешительных документов, где бы был список из кодов ТН ВЭД и требуемых к нему документов, не существует. Например, в техрегламентах редко встречаются списки товаров с полным кодом ТН ВЭД. Чаще описание товара и 4 первых знака ТН ВЭД. Поэтому возникают спорные ситуации, когда таможня требует сертификат или декларацию соответствия, а импортер считает, что товар не попадает под действие техрегламента.

Обратитесь за списком разрешительных документов к компаниям, которые занимаются таможенным оформлением. В штате компании есть специалисты в области идентификации и классификации товаров, а также обновляемая база данных по законодательным актам. 

Дополнительные материалы по теме разрешительных документов:

Читать дальше